Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak společnost varanasi Co., s.r.o. zpracovává osobní údaje návštěvníků webu firemnidestniky.cz, zákazníků, obchodních partnerů a osob, které společnost kontaktují prostřednictvím formuláře, e-mailu, telefonu nebo online chatu. Zpracování probíhá v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy České republiky.

Web a obchodní nabídka jsou primárně určeny podnikatelům (B2B). I v B2B vztazích však mohou být zpracovávány osobní údaje fyzických osob (např. kontaktních osob u firem).

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

• Název: varanasi Co., s.r.o.
• Sídlo: Růžičkova 511, 769 01 Holešov
• IČO: 25334751
• DIČ: CZ25334751
• E-mail: info@varanasi.cz
• Telefon: +420 603 480 790

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Pro záležitosti ochrany osobních údajů použijte výše uvedené kontaktní údaje.

2. Jaké osobní údaje jsou zpracovávány

Správce může zpracovávat zejména tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje – např. jméno, příjmení, název společnosti, IČO, DIČ,
• kontaktní údaje – např. e-mail, telefon, doručovací nebo fakturační adresa,
• údaje z komunikace – obsah e-mailů, poptávek, zpráv z kontaktního formuláře, chatové komunikace,
• údaje o poptávkách, objednávkách a smluvním vztahu – typ deštníku, množství, zadání, termíny, stav zakázky,
• podklady dodané zákazníkem – např. loga, grafické soubory, texty pro potisk (pokud obsahují osobní údaje),
• platební a fakturační údaje – údaje nezbytné pro fakturaci a evidenci plateb (správce zpravidla nezpracovává údaje platebních karet; platby probíhají převodem),
• technické údaje o návštěvě webu – např. IP adresa, typ prohlížeče, základní logy serveru a údaje související s provozem chatu, pokud jsou technicky nezbytné.

Rozsah zpracování závisí na tom, jak návštěvník nebo zákazník web a komunikaci používá (prohlížení webu, odeslání formuláře, chat, e-mail, telefon, uzavření objednávky).

3. Účely a právní základy zpracování

Ke dni účinnosti těchto zásad web používá Google Analytics 4 (měřicí ID G-36TXRPWZ4B) výhradně na základě souhlasu uděleného prostřednictvím cookie lišty. Bez souhlasu se analytické cookies nenastavují (Google Consent Mode: výchozí stav denied).

4. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro naplnění účelu zpracování a po dobu stanovenou právními předpisy. Orientační doby:

• poptávky a běžná komunikace – po dobu vyřízení a dále nejvýše 24 měsíců od poslední relevantní komunikace, není-li dříve důvod k delšímu uchování (např. navazující smlouva),
• smluvní a objednávkové údaje – po dobu trvání smluvního vztahu a následně zpravidla 3–4 roky po jeho ukončení z důvodu ochrany právních nároků (promlčecí lhůty), není-li delší doba vyžadována právním předpisem,
• účetní a daňové doklady – po dobu stanovenou právními předpisy (zpravidla 5–10 let podle typu dokladu a povinnosti),
• údaje zpracovávané na základě souhlasu – do odvolání souhlasu nebo do zániku účelu, nejdéle však 5 let, není-li sjednáno nebo stanoveno jinak,
• chatová komunikace (Crisp) – po dobu nezbytnou k vyřízení požadavku a následně přiměřenou dobu odpovídající době uchování běžné obchodní komunikace, případně podle nastavení služby Crisp,
• technické logy serveru – zpravidla po dobu několika dnů až měsíců, nejdéle však po dobu nutnou pro bezpečnost a provoz.

5. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny nebo předány zejména těmto kategoriím příjemců:

• poskytovatel hostingu a technické správy webu,
• poskytovatel online chatu Crisp IM SAS (služba Crisp) – pro provoz chatového widgetu a související komunikaci,
• poskytovatel analytiky Google Ireland Limited / Google LLC – Google Analytics 4, pouze pokud návštěvník udělí souhlas s analytickými cookies,
• poskytovatelé e-mailových a komunikačních služeb,
• účetní, daňoví nebo právní poradci,
• dopravci a logističtí partneři (v rozsahu nutném pro doručení),
• externí dodavatelé IT, pokud je jejich zapojení nutné pro provoz webu nebo zakázky.

Kontaktní formulář a formulář novinek na webu aktuálně odesílají zprávu prostřednictvím e-mailového klienta uživatele (mailto) na adresu správce; údaje se tedy předávají přímo správci. Pokud bude v budoucnu aktivován externí formulářový nástroj (např. Formspree) nebo newsletterová služba (např. Mailchimp), budou tito zpracovatelé doplněni do těchto zásad.

Správce nepředává osobní údaje třetím stranám za účelem jejich vlastního marketingu.

6. Předávání osobních údajů do třetích zemí

Primární zpracování probíhá v rámci Evropské unie / Evropského hospodářského prostoru. Poskytovatel chatu Crisp je usazen v EU.

Při použití Google Analytics mohou být některé údaje zpracovávány společností Google také mimo EU/EHP. Google uvádí standardní smluvní doložky a další mechanismy ochrany. Analytika běží jen po souhlasu; můžete ji kdykoli odmítnout v nastavení cookies.

Pokud by další dodavatel zpracovával údaje mimo EU/EHP, správce zajistí, aby byly splněny požadavky GDPR. O takové změně budou tyto zásady aktualizovány.

7. Cookies a obdobné technologie

Web používá:

• nezbytné technické cookies / obdobné technologie – nutné pro základní fungování webu, zobrazení obsahu a bezpečnost; tyto lze používat i bez souhlasu,
• technologie související s chatem Crisp – pro provoz chatového widgetu a související funkce,
• analytické cookies Google Analytics 4 – pouze po souhlasu v cookie liště (volba „Přijmout“). Bez souhlasu / po volbě „Odmítnout“ se analytické cookies nenastavují. Souhlas můžete změnit přes odkaz „Nastavení cookies“ v patičce.

Web nepoužívá marketingové reklamní pixely (např. Meta Pixel). Nastavení cookies můžete ovlivnit také v prohlížeči (blokování, mazání uložených dat). Blokování nezbytných technologií může omezit funkčnost webu nebo chatu.

8. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má zejména právo:

• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných nebo neaktuálních údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky právních předpisů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (včetně zpracování pro přímý marketing, pokud k němu dochází),
• požadovat přenositelnost údajů, pokud se právo uplatní (zpracování automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy),
• odvolat souhlas se zpracováním, pokud je zpracování na souhlasu založeno; odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.

Žádosti uplatňujte na info@varanasi.cz. Správce žádost vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce; ve složitých případech může být lhůta prodloužena o další 2 měsíce, o čemž budete informováni.

Subjekt údajů má také právo podat stížnost u dozorového úřadu:

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
• Web: www.uoou.cz

9. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití, změně nebo neoprávněnému zveřejnění. Rozsah opatření odpovídá povaze zpracovávaných údajů, způsobu jejich zpracování a rizikům pro práva a svobody fyzických osob (např. omezení přístupů, zabezpečená komunikace, aktualizace systémů, smluvní zajištění u zpracovatelů).

10. Změny tohoto dokumentu

Správce je oprávněn tyto zásady ochrany osobních údajů průběžně aktualizovat, zejména při změně používaných služeb, právních předpisů nebo způsobu zpracování osobních údajů. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na této stránce.

Tyto zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti dnem 14. 8. 2026.